หน่วยที่ 2

หน่วยที่ 2 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

- ระบบและวิธีเชิงระบบ

          ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้ ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้ อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพของงาน โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
          ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลอง ใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
          การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้ อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
          วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543) อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้ สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
          ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณา ก่อนหรือหลัง
          ขั้นที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
          ขั้นที่ 3 การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
          ขั้นที่ 4 การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
          ขั้นที่ 5 การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
          ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
          ขั้นที่ 7 การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
          ขั้นที่ 8 การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
          ขั้นที่ 9 การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะ การใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
          ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
          ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วน ต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่ กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมา ประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและ การเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี

-ระบบสารสนเทศ

          ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง

ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย

1. ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
2. สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
3. การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ

-องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

          มี 5 องค์ประกอบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1 ฮาร์ดแวร์
          เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ

หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์

หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)

หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์

การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เมื่อเปรียบเทียบกับมนุษย์ จะพบว่าคล้ายกัน กล่าวคือ เมื่อมนุษย์ได้รับข้อมูลจากประสาทสัมผัส ก็จะส่งให้สมองในการคิด แล้วสั่งให้มีการโต้ตอบ

2 . ซอฟต์แวร์
          ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
          ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น
1. ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์
2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล

3. ข้อมูล
          ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ

4. บุคลากร
          บุคลากรในระดับผู้ ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบ สารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมาก ขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความ ต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากร ในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
          ขั้นตอนการปฏิบัติ งานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีก ประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้ งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับ เครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน

-ขั้นตอนการจัดการระบบการสารสนเทศ

          การจัดการสารสนเทศ(Information Management) เป็นการดำเนินการหรือกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวกับการนำสารสนเทศ มาจัดทำเป็นฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้หลายๆ คน มุ่งเน้นที่จะเก็บรวบรวม ประมวลผล และเผยแพร่ข้อมูล โดยมีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ นโยบาลและแนวปฏิบัติ บุคลากรหรือผู้ใช้เป็นองค์ประกอบหลักในการจัดการ การจัดการสารสนเทศสามารถดำเนินการได้ 3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษาข้อมูล

1. การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป กล่าวคือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด

1.1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับ ข้อมูลที่มีจำนวนมาก โดยจะต้องดำเนินการอย่างรอบคอบและเป็นระบบ จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลได้มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นมาได้อย่างไร

1.2. การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ เนื่องจากหากข้อมูลที่ได้รวบรวมมานั้นไม่ถูกต้อง ขาดความน่าเชื่อถือ หรือไม่ครบถ้วน สารสนเทศที่ได้ย่อมไม่มีคุณภาพด้วย

2. การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมากระ ทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ดังนี้

2.1. การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่มและประเภท ของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใน คอมพิวเตอร์ก็ได้

2.2. การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต

3. การคำนวณ เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียด ถูกต้อง แม่นยำ เนื่องจากข้อมูลที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัว เลข ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือผลรวมของข้อมูลนั้นๆ เช่น

4. การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่ มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สา สนเทศนั้น ๆ โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการ สารสนเทศ

3. การดูแลรักษาข้อมูล

การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษา ข้อมูลไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต

3.1. การจัดเก็บ คือ การนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้ม เอกสารสิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในคอมพิวเตอร์ก็ได้

3.2. การทำสำเนา คือ การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไปจากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการ ประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือเครื่องจักรต่าง ๆ ซึ้งอาจเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

3.3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง

3.4. การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล เช่น

- ประเภทของระบบสารสนเทศ

ประเภทของระบบสารสนเทศ
           ระบบสารสนเทศสามารถจำแนกได้ตามลักษณะการดำเนินงานได้ดังนี้

1.ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(TPS:Transaction Processing Systems )
          เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS:Management Information System)
          คือระบบที่ให้สารสนเทศ ที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกสารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน นอกจากนี้ระบบนี้จะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่าง ถูกต้อง แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบนี้แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสาม ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง โดยระบบนี้จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท

3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(DSS:Decision Support System)
          เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจาก ถึงแม้ว่าผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอส ของบริษัท สำหรับทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารในระดับสูงและระดับกลางจะเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวล เข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึก ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้น ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order) ในหลายๆสถานะการณ์ ระบบ นี้มีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก

4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS:Group Decision Support System)
          เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจในเหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน
หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

5.ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS:Geographic Information System )
          ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ หรือ Geographic Information System : GIS คือกระบวนการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลในเชิงพื้นที่ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้กำหนดข้อมูลและสารสนเทศ ที่มีความสัมพันธ์กับตำแหน่งในเชิงพื้นที่ เช่น ที่อยู่ บ้านเลขที่ สัมพันธ์กับตำแหน่งในแผนที่ ตำแหน่ง เส้นรุ้ง เส้นแวง ข้อมูลและแผนที่ใน GIS เป็นระบบข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในรูปของตารางข้อมูล และฐานข้อมูลที่มีส่วนสัมพันธ์กับข้อมูลเชิงพื้นที่ (Spatial Data) ซึ่งรูปแบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลเชิงพื้นที่ทั้งหลาย จะสามารถนำมาวิเคราะห์ด้วย GIS และทำให้สื่อความหมายในเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่สัมพันธ์กับเวลาได้ เช่น การแพร่ขยายของโรคระบาด การเคลื่อนย้าย ถิ่นฐาน การบุกรุกทำลาย การเปลี่ยนแปลงของการใช้พื้นที่ ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ เมื่อปรากฏบนแผนที่ทำให้สามารถแปลและสื่อความหมาย ใช้งานได้ง่าย

6.ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง(EIS:Excutive Information System)
          เป็นระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุน สารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ หรือ สามารถกล่าวได้ว่าระบบนี้คือส่วนหนึ่งของ DSS ที่แยกออกมา เพื่อเน้นการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริการแก่ผู้บริหาร

7. ปัญญาประดิษฐ์ (AI:Artificial Intelligence)
          ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์ ในสาขาใดสาขาหนึ่ง คล้ายกับมนุษย์ ระบบผู้เชี่ยวชาญมีส่วนคล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ คือเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการ ตัดสินใจได้ดีขึ้น อย่างไรก็ดีระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับการจัดการ ความรู้ (Knowledge) มากกว่าสารสนเทศ และถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่ มนุษย์ โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)

8.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(OAS: Office Automation System)
          เป็นระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ
           รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร (FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น
           รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น

- ข้อมูลสารสนเทศ

         ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

        สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ
เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหตือตอบปัญหาต่างๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่างๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

อ้างอิงที่มา

http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/lopburi/napaporn_pr/com/sec03p06.html

http://www.ttp.ac.th/kru%20fon/index.php/10-1/1/2-2

https://sites.google.com/site/informationtechnologym4/unit1/1-2-prapheth-khxng-rabb-sarsnthes

http://th.wikipedia.org/wiki/

http://blog.eduzones.com/dena/4892

http://www.gotoknow.org/posts/73282

http://www.thaigoodview.com/node/